Mais um ano começou, e com ele aquele monte de promessas que fazemos a cada recomeço. Embora algumas sejam cumpridas, muitas ficam para trás, sem contar as que, entra ano, sai ano, permanecem na lista.

Não se preocupe, isso acontece com uma grande massa da população e, na maioria dos casos, são conseqüências do mundo moderno, pois falta tempo, aumenta o trabalho e dobram os preços para todos.

Sendo assim, uma das tendências do momento é unir o útil ao agradável, como, por exemplo, trabalhar em casa. Pensando nisto, elaboramos algumas dicas básicas para você saber como utilizar este conforto ao seu favor, sem gerar stresse ou conflito familiar, e terminar o ano cheio de metas.

Para aqueles que tem o seu emprego externo fixo, no entanto, estas dicas servem para motivar a organização e, consequentemente, administrar o tempo, viabilizando um lucro maior.

  • Defina o local: O ideal é que seja um ambiente isolado do restante da casa, bem iluminado, com acesso fácil (especialmente se você pode vir a receber clientes, parceiros ou fornecedores), e com a infra-estrutura necessária: energia elétrica, linha telefônica, etc. Como em tudo na vida, também é importante ter foco. Tratar a casa inteira como se fosse o seu escritório é receita de confusão e perda de produtividade, mesmo que você more sozinho.
  • Organize espaço para armazenamento: no mínimo, você precisa de gavetas e de uma boa estrutura de arquivamento de documentos e papéis em geral. Em qualquer papelaria você encontra arquivos de pastas suspensas “modelo econômico”, que podem ser um bom primeiro passo. E não basta possuir, você tem que usar. Coloque etiquetas nas abas de todas as pastas, e guarde tudo na pasta certa imediatamente, sem deixar acumular uma pilha. A melhor forma de garantir que isso ocorra é manter o arquivo sempre ao alcance de sua mão. Nas gavetas, você pode manter o material de escritório, equipamentos eletrônicos e outros itens que não precisam ficar sobre a sua mesa. Se você precisa de muito material de referência, prateleiras em um local conveniente também passam a ser essenciais, além de um balcão (para a impressora, o arquivo e outros itens que precisam ficar expostos mas fora da sua mesa), de preferência conjugado a um armário fechado é o primeiro passo no caminho de um escritório doméstico completo. O que você não pode encontrar, você não pode usar – e em um escritório em casa, você não terá a quem culpar. Mantenha tudo organizado, etiquetado e limpo!
  • Escolha bons móveis de escritório: além do mobiliário específico para armazenamento, você precisará de móveis de escritório comuns, inclusive uma escrivaninha (na hora de escolher, leve em conta o espaço disponível), uma cadeira giratória e com rodas para facilitar a sua movimentação, pelo menos uma cadeira para seus interlocutores, um bom cesto de lixo e um balcão que possa abrigar impressora, fax, arquivo e a garrafa de café. Considere os aspectos ergonômicos, e ao escolher o local dos móveis, não coloque nada no seu próprio caminho: facilite seu deslocamento entre a mesa, o arquivo e a impressora, ou você perceberá que está deixando de imprimir, ou empilhando os papéis em cima da escrivaninha, para evitar ter de dar uma volta.
  • Invista em comunicações: Se você mora com mais pessoas, ter um número telefônico exclusivo para o escritório doméstico é essencial e não custa caro. Certifique-se de ter uma secretária eletrônica ou correio de voz, para os momentos em que você não puder atender. O computador também não pode manter a linha ocupada, portanto um sistema de banda larga vem a calhar. Compre um aparelho telefônico com suporte a viva-voz ou um fone auricular – você vai trabalhar sozinho, ter as mãos livres é essencial.
  • Seja encontrável: Ainda que você não tenha um website completo, registrar um domínio com o nome da sua empresa ou o nome mais adequado à sua atividade, publicar nele uma página de contato e usar um e-mail baseado neste domínio custa pouco e faz toda a diferença na hora de causar uma primeira boa impressão, ou de ajudar um cliente a lembrar como encontrá-lo. Registre também seu telefone, e-mail e URL em todas as listas telefônicas classificadas (“páginas amarelas”) de sua cidade. Tenha cartões de visita e use todos os dias. Não imprima em casa: use serviços profissionais para isso. Diga neles quem você é, o que você faz, e como pode ser encontrado.
  • Cuidado com o computador: Um dos itens com maior impacto no orçamento. Use o mais adequado às suas necessidades, mas se você for comprar um só para isso, prefira um notebook econômico, ainda que não seja especialmente leve ou compacto: na maior parte do tempo você vai usá-lo na sua própria mesa. Compre e use uma corrente específica para fixar o notebook à mesa (à venda na maior parte das lojas de informática brasileiras), reduzindo o risco de furto. Exija suporte a redes sem fio, e o máximo de memória RAM que você puder adquirir.
  • Escolha bem os periféricos: Se você ainda não tem impressora, provavelmente a melhor opção é partir diretamente para uma multifuncional, que além de imprimir com qualidade, serve também como scanner e copiadora (e às vezes fax). Contrate um plano de banda larga – ADSL, Cable modem ou similar. Faça cópias de segurança de todos os seus dados regularmente.